Privacystatement KUBUS

Privacystatement sollicitanten

In het kader van de werving- en selectieprocedure verwerkt KUBUS B.V. (“KUBUS”) persoonsgegevens van de sollicitant. Via dit privacystatement informeert KUBUS sollicitanten hoe met hun persoonsgegevens wordt omgegaan en welke rechten zij op grond van de privacyregelgeving hebben.

Voor wie geldt dit privacystatement?

Dit privacystatement geldt voor personen die solliciteren bij Kubus en ziet op de persoonsgegevens die in het kader van het wervings- en selectieproces worden verwerkt.

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

KUBUS B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) Dit betekent dat KUBUS beslist welke persoonsgegevens van de sollicitant worden verwerkt, voor welk doel en op basis van welke grondslag dat gebeurt, alsmede op welke manier.

Welke persoonsgegevens verwerkt KUBUS van sollicitanten?

KUBUS verwerkt enkel gegevens die relevant zijn voor de werving- en selectieprocedure. Het gaat om ieder geval de volgende gegevens:

• NAW-gegevens;

• Contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres);

• geslacht;

• geboortedatum;

• (documenten rondom) opleiding(en) en het arbeidsverleden van de sollicitant.

De gegevens die KUBUS verwerkt ontvangt zij rechtstreeks van de sollicitant (bijvoorbeeld gegevens die de sollicitant uploadt via haar website (werken.kubusinfo.nl) of die de sollicitant per e-mail of tijdens gesprekken aan KUBUS verstrekt). Daarnaast kan KUBUS persoonsgegevens van de sollicitant verwerken die zij heeft ontvangen van door de sollicitant opgegeven referenten en/of die KUBUS heeft verkregen uit openbare bronnen, zoals LinkedIn. Als een assessment onderdeel uitmaakt van de sollicitatieprocedure, dan verwerkt KUBUS ook gegevens die uit zij van het assessmentbureau ontvangt.

Sollicitanten zijn niet wettelijk of contractueel verplicht om voornoemde persoonsgegevens te verstrekken aan KUBUS. Verstrekking van deze gegevens is wel noodzakelijk om deel te kunnen nemen aan het wervings- en selectieproces en, na het succesvol doorlopen daarvan, het eventueel aangaan van een arbeidsovereenkomst. Als de sollicitant de genoemde persoonsgegevens niet verstrekt, wordt diens sollicitatie niet beoordeeld en kan hij of zij niet deelnemen aan het wervings- en selectieproces.

Voor welk doel verwerkt KUBUS persoonsgegevens van sollicitanten?

KUBUS verwerkt persoonsgegevens van de sollicitant om te kunnen bepalen of de sollicitant geschikt is voor de positie waarop wordt gesolliciteerd, om contact op te (laten) nemen met de sollicitant en om contact op te nemen met de door de sollicitant aangedragen referenten.

De grondslag voor de verwerking van de persoonsgegevens van de sollicitant is het gerechtvaardigd belang van KUBUS om de geschiktheid van de sollicitant voor de betreffende vacature/positie te kunnen beoordelen, teneinde de juiste kandidaat aan te kunnen nemen voor haar onderneming.

Aan wie verstrekt KUBUS persoonsgegevens van sollicitanten?

KUBUS kan persoonsgegevens van de sollicitant verstrekken aan andere partijen. Dit zal altijd plaatsvinden in overeenstemming met dit privacy statement en met de toepasselijke wet- en regelgeving.

KUBUS kan persoonsgegevens van de sollicitant verstrekken aan de volgende ontvangers:

• Assessmentbureau ’s (indien een assessment onderdeel uitmaakt van de sollicitatieprocedure, hetgeen in de vacaturetekst zal worden vermeld)

• Recruitee B.V. (software-applicatie sollicitatie procedure)

Verstrekt KUBUS persoonsgegevens aan partijen buiten de EER?

In beginsel verwerkt KUBUS persoonsgegevens met name op beveiligde servers binnen de Europese Economische Ruimte (“EER”). Als KUBUS toch persoonsgegevens van sollicitanten verstrekt aan ontvangers buiten de EER, treft KUBUS, conform de AVG en daarbij horende (nationale) regelgeving, de vereiste maatregelen om de persoonsgegevens rechtmatig te verwerken.

Dit betekent dat als KUBUS persoonsgegevens verstrekt aan een partij in een derde land:

• dit een land is waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft afgegeven, of

• dat er door KUBUS andere passende waarborgen in de zin van de AVG zijn getroffen om een adequaat gegevensbeschermingsniveau te bewerkstelligen. Welke specifieke waarborg dit is, is mede afhankelijk van het land waar de ontvangende partij is gevestigd c.q. waar de verwerking plaatsvindt en is terug te lezen in het verwerkingsregister van KUBUS.

Meer informatie over de specifieke waarborgen die KUBUS treft bij het doorgeven van persoonsgegevens naar partijen buiten de EER, kan worden opgevraagd bij de privacy officer van KUBUS via hmollen@kubusinfo.nl.

Hoe beveiligt KUBUS persoonsgegevens?

KUBUS is ISO 27001-gecertificeerd en derhalve voldoet de informatiebeveiliging binnen KUBUS, waaronder beveiliging van de persoonsgegevens van sollicitanten, aan de in deze norm opgenomen vereisten. Voorbeelden van beveiligingseisen die KUBUS toepast zijn:

• toegang tot gegevens van sollicitanten uitsluitend op basis van ‘need to know’;

• opsplitsing van autorisatie in lees- en gebruikersrechten;

• authenticatie van gebruiksnaam en wachtwoord

• 2-factor authenticatie

Hoe lang bewaart KUBUS persoonsgegevens van sollicitanten?

De persoonsgegevens van de sollicitant worden bewaard tot uiterlijk 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure, tenzij de sollicitant toestemming heeft gegeven om de betreffende gegevens tot maximaal één jaar na afronding daarvan te bewaren. De sollicitant kan hiervoor toestemming geven bij het insturen van diens sollicitatie via werken.kubusinfo.nl en kan deze toestemming op elk moment intrekken zonder dat dit nadelige gevolgen heeft voor het wervings- en selectieproces, door een e-mail te sturen aan de privacy officer van KUBUS (hmollen@kubusinfo.nl).

Als de sollicitant wordt aangenomen dan zullen de persoonsgegevens die zijn verwerkt in het kader van de sollicitatie, voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, de uitvoering van eventuele wettelijke verplichtingen en/of de behartiging van een gerechtvaardigd belang van KUBUS, worden toegevoegd aan het personeelsdossier van de werknemer. Dit geldt in ieder geval voor het CV en (kopieën) van opleidingscertificaten en/of diploma’s. Hierover wordt de werknemer nader geïnformeerd via het privacystatement voor werknemers.

Welke rechten heeft de sollicitant?

De sollicitant heeft op grond van de privacyregelgeving recht op inzage in de van hem of haar verwerkte persoonsgegevens. Ook kan de sollicitant vragen om diens gegevens te corrigeren, aan te vullen, te verwijderen en/of te beperken. Daarnaast heeft de sollicitant onder omstandigheden recht op dataportabiliteit (overdraagbaarheid van gegevens).

De sollicitant kan elk van de hierboven genoemde verzoeken indienen door een mail te sturen naar de privacy officer van KUBUS via hmollen@kubusinfo.nl. E-mails die de sollicitant van KUBUS ontvangt, bevatten ook een link die hiervoor kan worden gebruikt. KUBUS kan in reactie op een verzoek van de sollicitant om aanvullende informatie aan de sollicitant vragen om de identiteit vast te stellen. De verzoeken worden binnen één maand na ontvangst van het verzoek door KUBUS beoordeeld met inachtneming van de criteria die de AVG geeft, tenzij een verlenging van die termijn noodzakelijk is. De verzoeker wordt geïnformeerd of KUBUS voldoet aan het verzoek en wat eventueel de reden is voor het weigeren daarvan.

Waar kan de sollicitant een klacht indienen over hoe met persoonsgegevens is omgegaan?

Voor een klacht over hoe met de persoonsgegevens van de sollicitant is omgegaan of een vraag op het gebied van privacy, kan contact worden opgenomen met de privacy officer van KUBUS via hmollen@kubusinfo.nl. KUBUS neemt de klacht dan in behandeling en reageert in beginsel uiterlijk binnen één maand na ontvangst.

KUBUS doet er alles aan om de klacht of vraag zo goed mogelijk te ondervangen c.q. beantwoorden. Als de werknemer desondanks niet tevreden is met de afhandeling van de klacht, kan hierover contact opnemen met de toezichthoudende autoriteit (de Autoriteit Persoonsgegevens) en desgewenst daar een klacht indienen.

Wie is contactpersoon op het gebied van privacy en persoonsgegevens?

Op grond van de AVG is KUBUS de verwerkingsverantwoordelijke voor verwerking van de persoonsgegevens. Voor vragen over dit privacy statement of over de wijze waarop wij met de privacy en persoonsgegevens van werknemers omgaan, kan contact worden opgenomen met Harm Mollen (privacy officer en IT Manager).

Per telefoon: +31(0)40 213 1950


Per e-mail: hmollen@kubusinfo.nl

Aanpassingen aan het privacy statement

KUBUS kan dit privacy statement van tijd tot tijd te wijzigen. Werknemers ontvangen na zo’n wijziging een kopie van de meest actuele versie van het privacy statement.

Dit privacy statement is voor het laatst bijgewerkt op: 13 maart 2023